File infinite, attese estenuanti, documenti persi: per molti cittadini, rapportarsi con la Pubblica Amministrazione è talvolta un’esperienza frustrante, nonostante la crescente digitalizzazione. E se a cambiare le carte in tavola fossero proprio… gli algoritmi?.

In questo articolo scopriamo come l’introduzione ben ponderata di strumenti basati sull’Intelligenza Artificiale potrebbe essere la soluzione per agevolare il lavoro degli operatori della Pubblica Amministrazione, ma anche per rendere più fluido il modo in cui i cittadini si interfacciano con i servizi della PA.

I modi in cui l’Intelligenza Artificiale può snellire la Pubblica Amministrazione

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La Pubblica Amministrazione è una macchina enorme e complessa.

Questo porta con sé tutta una serie di problematiche: difficoltà nella gestione di processi lunghi e proni all’errore, difficoltà nel far comunicare diversi enti in scenari in cui la loro sinergia è fondamentale, una lentezza emblematica dovuta al gigantesco apparato burocratico che la compone, necessità di adeguamento a norme e standard con una frequenza molto elevata.

L’Intelligenza Artificiale non è un’unica entità, ma un insieme di tecnologie interoperanti in grado di svolgere compiti che normalmente richiedono interventi manuali. Nella PA, questo si traduce in soluzioni pratiche già oggi implementabili.

Qualche applicazione concreta di Intelligenza Artificiale nella Pubblica Amministrazione

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Ecco qualche esempio:

Assistenti Virtuali e Chatbot H24

Problema: Quante volte abbiamo cercato un’informazione sul sito di un Comune o dell’INPS, perdendoci tra decine di pagine?

Soluzione: Un chatbot intelligente può rispondere in tempo reale, 24 ore su 24, a domande comuni come: “Quali documenti servono per la carta d’identità?” o “Come richiedo il bonus X?”. Questo rilascia molto spazio gli operatori umani, permettendo loro di dedicarsi ai casi più complessi.

Automazione Intelligente dei Processi

Problema: La Pubblica Amministrazione gestisce un’enorme quantità di pratiche ripetitive: controlli di conformità, inserimento dati, archiviazione di documenti.

Soluzione: L’Intelligenza Artificiale può automatizzare questi compiti, riducendo drasticamente i tempi di attesa e il rischio di errori umani. Una pratica che oggi richiede settimane potrebbe essere evasa in pochi giorni o ore.

Semplificazione del Linguaggio

Problema: I testi prodotti dalla Pubblica Amministrazione (come decreti, bandi, regolamenti) sono spesso scritti in linguaggio burocratico, tecnico e difficile da comprendere per i cittadini. Questo crea una barriera all’accesso all’informazione e riduce la trasparenza e l’inclusività.

Soluzione: L’Intelligenza Artificiale può “tradurre” il linguaggio burocratico in una forma che sia di facile comprensione per chiunque. Immaginiamo un sistema capace di analizzare un decreto o un bando di concorso e di generarne un riassunto in un linguaggio semplice e chiaro, accessibile a tutti. Questo non è solo comodo, è un passo fondamentale verso una maggiore democrazia e trasparenza.

Un caso d’uso: l’Intelligenza Artificiale in Comune

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Una delle attività più complesse e dispendiose per un funzionario che lavora in una pubblica amministrazione locale è l’istruzione e la redazione di atti amministrativi.

Si tratta di un lavoro che richiede precisione millimetrica, conoscenza normativa approfondita e continuamente aggiornata e lunghe ore di ricerca. Spesso si procede con il “copia e incolla” da atti precedenti, con il rischio di riportare errori o riferimenti normativi superati

Come può nascere un atto amministrativo ‘intelligente’ grazie all’IA

Ecco come l’IA può trasformare questo processo.

• Fase di Ricerca Potenziata: Immaginiamo un funzionario che deve redigere una delibera per l’assegnazione di patrocinio a un’associazione sportiva. Oggi dovrebbe cercare manualmente: la legge nazionale di riferimento, la normativa regionale applicabile, il regolamento comunale specifico etc. Un’IA addestrata su banche dati giuridiche e amministrative può aiutare il funzionario a fare tutto questo in pochi secondi.Il funzionario potrebbe chiedere con un linguaggio naturale: “Trova tutte le normative e gli atti pertinenti per finanziare un’associazione dilettantistica per un progetto di riqualificazione di un campo sportivo“. L’IA restituirebbe un dossier completo e aggiornato, eliminando il rischio di dimenticare un riferimento cruciale.
• Supporto alla Scrittura (Drafting): Una volta completata la ricerca, l’IA può aiutare nella stesura vera e propria.
• Creazione di una bozza: L’operatore può fornire gli elementi chiave (l’oggetto, i destinatari, l’importo) e l’AI può generare una prima bozza della delibera, già strutturata secondo i canoni formali (con “Premesso che…”, “Visto…”, “Considerato che…”, ecc.), inserendo automaticamente i riferimenti normativi corretti recuperati nella fase di ricerca.
• Valorizzazione del lavoro umano: Questo non sostituisce il funzionario, ma lo eleva. Il suo compito non è più quello di essere un “assemblatore” di testi, ma un supervisore esperto che valida la correttezza giuridica e amministrativa della proposta dell’AI, usando la sua esperienza per il controllo finale e la decisione. Il tempo risparmiato in operazioni ripetitive e di ricerca si traduce, di contro, nella produzione di atti più precisi e in minor rischio di ricorsi legali.

Conclusione: un’opportunità da non sprecare

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L’Intelligenza Artificiale non è la bacchetta magica che risolverà tutti i problemi della Pubblica Amministrazione, ma è lo strumento più potente che abbiamo a disposizione per renderla finalmente più agile, efficiente e vicina alle persone.

Il successo di questa trasformazione non dipenderà solo dalla qualità della tecnologia, ma dalla nostra capacità di indirizzarla con una visione chiara, regole etiche solide e un grande investimento sulle persone.

La vera sfida non è tecnologica, ma culturale e organizzativa.
Se sapremo vincerla, il risultato sarà uno Stato che non solo funziona meglio, ma che è veramente al servizio di ogni cittadino.